فایل‌تکانی خانه‌های دیجیتال

ترفندهای مرتب کردن فایل‌ها و فولدرهای داخل رایانه، گوشی یا تبلت

 
خانه‌تکانی نوروزی یکی از سنت‌های مرسوم خانواده‌های ایرانی است. وسایل خانه جابه‌جا شده، تمیز و مرتب می‌شود، اضافات دور ریخته می‌شود و…. اما خانه‌های دیجیتالی نیز خانه‌تکانی یا به عبارت بهتر «فایل‌تکانی» لازم دارند.

فایل‌ها و فولدرهای داخل رایانه، گوشی یا تبلت باید مرتب شده و اضافات دور ریخته شود. اما همان‌طور که خانه‌تکانی قلق‌ و ریزه‌کاری‌های خودش را دارد، برای انجام یک فایل‌تکانی خوب هم بهتر است بعضی نکات و ترفندها را رعایت کنید.

تصاویر
در دنیایی که گوشی‌های هوشمند دوربین‌های عکاسی هستند، تعداد تصاویر گرفته شده گاهی آن‌قدر زیاد می‌شود که مرتب کردن آنها به کابوس تبدیل می‌شود! از طرفی تصاویر جزو مهم‌ترین فایل‌های هر فرد یا یک خانواده‌ به حساب می‌آید و حفاظت از آنها اهمیت بسزایی دارد. برای این‌که بتوانید تصاویرتان را مدیریت کنید و نگران از دست رفتن آنها نباشید، حواستان به این نکات باشد:

1ـ سعی کنید تصاویر (بخصوص تصاویر خصوصی) را روی تلفن‌ همراه‌تان نگه ندارید. این کار علاوه بر خطر افتادن تصاویر در دست افراد ناشناس در صورت گم یا دزدیده شدن گوشی، خطر از بین‌رفتن اطلاعات به دلایل مختلف سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری را نیز دارد. بنابراین پیوسته تصاویرتان را از گوشی به رایانه منتقل کنید. برای این‌ کار می‌توانید از اتصال گوشی به رایانه با سیم یا نرم‌افزارهایی مانند AirDroid یا ShareIt استفاده کنید که به‌صورت بی‌سیم عمل انتقال را بسرعت انجام می‌دهند.

2ـ قاعده‌ای در دنیای امنیت وجود دارد که شما باید سه نسخه‌ پشتیبان از اطلاعاتی که برایتان مهم است داشته باشید و البته توصیه می‌شود این سه نسخه در حداقل دو قالب مختلف باشد. مثلا دو نسخه در دو جای هارد و یک نسخه روی DVD. یا دو نسخه روی دو DVD و یک نسخه روی یک فلش یا حالت‌های دیگر. این قاعده در هیچ‌ موردی بیش از تصاویر صادق نیست و بهترین کار برای این‌که مطمئن شوید تصاویرتان را از دست نمی‌دهید، رعایت قاعده‌ سه پشتیبان است.

3ـ احتمالا برایتان پیش آمده که هنگام مرتب کردن فایل‌های تصاویر، یادتان نیاید هر تصویر را چه زمانی گرفته‌ بودید. نگران نباشید، کافی است در ویندوز روی فایل کلیک راست کنید و در قسمت خصوصیات (properties) گزینه‌ جزئیات را بزنید تا تاریخ گرفته‌شدن عکس را به روز و ساعت ببینید. اگر تاریخ ویندوزتان شمسی باشد این تاریخ را به شمسی می‌بینید، در غیر این صورت به کمک تقویم یا اینترنت می‌توانید تاریخ میلادی را به شمسی تبدیل کنید. این قضیه به تصاویر دریافتی با تلفن‌های همراه محدود نیست و دوربین‌های دیجیتال هم تاریخ را در هر عکسی که می‌گیرند ذخیره می‌کنند. با داشتن تاریخ عکس‌ها، منظم کردن آنها بر حسب تاریخ کار سختی نخواهد بود.

4ـ زمانی حدس این‌که عکسی در کجا گرفته شده خودش نوعی تفریح به شمار می‌آمد! اما با فراگیر شدن عکسبرداری با گوشی‌های هوشمند، ذخیره‌ مکان در اطلاعات تصویر نیز عجیب نیست. کافی است هنگام گرفتن عکس GPS گوشی‌تان روشن و مکان‌تان مشخص باشد تا این اطلاعات در تصویر نیز ذخیره شود. (البته امکان غیرفعال‌کردن این امکان وجود دارد) بنابراین اگر خواستید تصاویر را بر حسب مکان مرتب کنید، می‌توانید از اطلاعات مکانی ذخیره‌شده در همان جزئیات استفاده کنید. دقت کنید این اطلاعات عموما به‌صورت طول و عرض جغرافیایی است که به کمک سرویس‌هایی مثل نقشه‌ گوگل می‌توانید آن‌ را جست‌وجو و مکان جغرافیایی را پیدا کنید.

5 ـ یکی از راه‌های مرتب کردن تصاویر به‌صورت پشت‌سر هم نامگذاری آنها به‌صورت پیشوند + شماره است. مثلا مکان یا تاریخ مشترک تصاویر به‌عنوان پیشوند و شماره از یک تا تعداد تصاویر. برای این کار می‌توانید از نرم‌افزار‌هایی مانند ReNamer استفاده کنید که امکان تغییر نام دسته‌جمعی فایل‌ها را به شما می‌دهد و به کمک آن می‌توانید با هر قاعده‌ای که می‌خواهید (مثل آن‌ که گفته شد) این نامگذاری دسته‌جمعی را انجام دهید.

فیلم‌ها و سریال‌ها
آنهایی که فیلم و سریال‌‌بین باشند می‌دانند مرتب کردنشان چقدر مهم است و این اهمیت وقتی مشخص می‌شود که می‌خواهید از بینشان یکی را پیدا کنید!

1ـ مهم‌ترین اصل برای داشتن یک مجموعه‌ مرتب و ساختارمند از فیلم‌ها، داشتن یک قاعده و رعایت آن برای تمام‌ آنهاست. یکی از این قواعد، قرار دادن هر فیلم در یک فولدر مجزا با نامگذاری مشخص است. مثلا [Movie Name(Year) [720p/1080p. این چیدمان مزایای زیادی دارد: هر فولدر مثل جعبه‌ای است که تمام فایل‌های مربوط به آن فیلم (زیرنویس‌ها، پوستر و…) را می‌توانید در آن بگذارید، پیدا کردن فیلم‌ها از فهرست فیلم‌ها به آسانی انجام می‌شود، انتقال و مقایسه‌ فهرست فیلم‌ها سخت نخواهد بود و همچنین با رعایت این قاعده، دیگر نگران نام فایل‌ها نیستید و هرفیلم با هر نام فایلی که داشته باشد، در داخل فولدر با نام مشخص آن قابل شناسایی است.

2ـ برای سریال‌ها، چیدمان قسمت‌های یک فصل در فولدری با شماره‌ آن فصل و فولدرهای فصول در یک فولدر با نام سریال، چیدمان مناسبی خواهد بود. اگر هم خیلی دقیق هستید و می‌خواهید نام هر قسمت را هم درست ذخیره کنید، این نام‌ها را می‌توانید در سایت IMDB پیدا کنید. البته حواستان باشد نام فایل‌ها را هم با قاعده ذخیره کنید و شماره‌ قسمت حتما قبل از نام آن باشد که قسمت‌ها به ترتیب قرار گیرند.

آهنگ‌ها
به جرأت می‌توان گفت مرتب کردن فایل‌های موسیقی از مشکل‌ترین قسمت‌های یک فایل‌تکانی اساسی به شمار می‌آید. فایل‌ها نام‌های متفاوتی دارند، تگ‌هایشان ناقص است، آرت‌ورک ندارند و انواع و اقسام دردسرهای دیگر، اما نترسید! با داشتن ابزار مناسب، دسترسی به یک مجموعه آهنگ منظم دور از دسترس نخواهد بود.

1ـ جعبه‌ ابزار فایل‌های موسیقی، نرم‌افزاری است به نام MusicBee. این نرم‌افزار هر آنچه را برای پخش، مدیریت و مرتب کردن آهنگ‌های به‌هم‌ریخته‌ نیاز دارید به رایگان در اختیارتان می‌گذارد. با استفاده از آن می‌توانید تگ‌های هر آهنگ یا کل یک آلبوم را به‌طور دقیق تنظیم کنید، برای آلبوم‌ها آرت‌ورک پیدا کرده، متن آهنگ را اضافه کنید و … اما ویژگی فوق‌العاده‌ این نرم‌افزار در سازماندهی فایل‌ها (Organize Files) نهفته است؛ جایی که می‌توانید تمام آهنگ‌ها را بر حسب تگ‌هایشان (مانند سال، نام آلبوم، …) در فولدرها و زیرفولدرها به‌صورت اتوماتیک بچینید؛ یعنی با یک کلیک، کل آهنگ‌هایتان منظم می‌شود.

2ـ برای آن آهنگ‌هایی که نامشان را نمی‌دانید، می‌توانید از نرم‌افزار Shazam یا SoundHound روی موبایل‌تان برای تشخیص آنها بهره بگیرید و بعد از یافتن اطلاعاتشان، به کمک MusicBee تگ‌هایشان را منظم کنید.

3ـ اگر آهنگ‌هایتان را روی گوشی‌تان نگه می‌دارید، Rocket Player پلیر خوبی است که قابلیت درست کردن تگ‌ها و اضافه کردن آرت‌ورک را به شما می‌دهد.

اسناد
سازماندهی اسناد و فایل‌های متنی به شرط نامگذاری قاعده‌مند آنها کار سختی نیست، اما رعایت برخی نکات به نظم بیشتر آنها کمک می‌کند:

1ـ بهتر است اسناد را به‌صورت محتوایی و نه فرمتی مرتب کنید. مثلا اگر از یک سند دو نسخه‌ با فرمت‌های doc و pdf دارید، هر دو را کنار هم قرار دهید و نه در دو جای متفاوت.

2ـ لزومی به ذخیره‌ تکراری یک فایل به فرمت‌های مختلف نیست. به جای نگهداری یک فایل با دو فرمت متفاوت، از آن فایل دو نسخه‌ دیگر به‌صورت پشتیبان در مکان مجزا ذخیره کنید.

3ـ سرویس‌های ذخیره‌ ابری مانند دراپ‌باکس یا گوگل درایو گزینه‌های بسیار خوبی برای پشتیبان‌گیری از اسناد است. شما می‌توانید تعداد زیادی از فایل‌های متنی را با حجم کمی در آنها نگهداری کنید. سرویس‌هایی مانند Evernote هم برای نگهداری یادداشت‌هایتان و دسترسی به آنها روی همه‌ دستگاه‌ها به کار می‌آید.

4ـ برای مرتب‌سازی مقالات دانشجویی توصیه می‌شود سراغ نرم‌افزارهای مخصوص این‌ کار مانند Endnote یا Mendeley بروید.

پیش‌فرض نباش!
علاوه بر نکات ذکر شده، ترفندهایی عمومی‌ در رابطه با مرتب کردن فایل‌ها و فولدرها وجود دارد:

سعی کنید ساختار محتوایی پیش‌فرض فولدرهای ویندوز را رعایت کنید؛ فولدر Documents برای تمام فایل‌های متنی و اسناد، فولدر Pictures برای تمام تصاویر و فولدر Videos برای همه فایل‌های ویدئویی. اگر هم این نوع فایل‌ها را در درایوی غیر از درایو اصلی نگه می‌دارید، می‌توانید برای یکسان‌سازی از همین‌ چیدمان در آنجا هم استفاده کنید.

اگر می‌خواهید فولدری را در میان تعداد زیادی فولدر دیگر مشخص کنید (تا بعدا راحت‌تر به آن دسترسی داشته باشید)، نام آن را با کاراکتری مانند ~ شروع کنید تا در چینش اسمی همیشه قبل از بقیه قرار گیرد.

هنگام فایل‌تکانی از آن سوی بام نیفتید و تعداد زیرفولدرهای یک فولدر را خیلی هم زیاد نکنید؛ بعدا به مشکل برمی‌خورید!
منبع:jamejamonline.ir