با بازخوردهای منفی مدیرمان چه کنیم؟

خانم جن هو از نویسندگان مجله دانشگاه هاروارد استعاره جالبی را برای بازخورد به کار برده است. ایشان عنوان می کند که بازخورد هر چقدر هم به شکل اصولی و درستی ارائه شود برای فرد گیرنده شبیه مشتی است که به شکم او زده می شود. وقتی به شکم ما مشتی بخورد به سرعت و به طور طبیعی خود را جمع و حالت دفاعی به خود می گیریم.

با در نظر گرفتن تمام این موارد باید به دنبال راه هایی باشیم که هنگام دریافت بازخورد از مدیران مافوق حالت دفاعی خود را به پایین ترین میزان برسانیم و بیشترین بهره را از بازخورد ببریم. در ادامه به چند اقدام مهم در این زمینه اشاره می کنیم:

جلوی هرگونه واکنش سریع را بگیریم

زمانی که بازخورد دریافت می کنیم، بخش آمیگنال در مغزمان هدف قرار می گیرد. آمیگنال بخشی از سیستم لیمبیک است که زمانی که ما با خطری مواجه می شویم، به ما پیغام می دهد که بمانیم یا فرار کنیم. متاسفانه ممکن است مغز، بازخورد را تهدید به حساب آورد و برای محافظت کردن از ما، فرمان عکس العمل سریع صادر کند.

مسئله اینجاست که مشکل در وهله اول، رفتاری بوده که باعث مطرح شدن آن بازخورد شده، ولی مغز از تحلیل این فرآیند ناتوان است. بنابراین باید تمام تلاش خود را به خرج دهیم که در میانه راه، حرف فرد بازخورد دهنده را قطع نکنیم و اجازه دهیم پیام او به پایان برسد. سپس می توانیم به دنبال پاسخ باشیم. حفظ خونسردی در زمان بازخورد گرفتن مهارتی است که اگر آن را یاد بگیریم، کارآیی بالاتری خواهیم داشت.

بگوییم «متشکرم»

زمانی که پیام فرد بازخورد دهنده به پایان رسید، قبل از هر کاری، نفس عمیقی بکشید، به او لبخند بزنید و بگویید متشکرم. در هر صورت این فرد برای شما اهمیت قائل شده و وقت گذاشته و همین کافی است برای این که با یک تشکر زبانی پاسخ او را بدهیم. به علاوه، من به شما قول می دهم که این عمل تاثیر بسیار زیادی روی مکالمه شما با مدیر یا سرپرست تان خواهد داشت.

با یک بازخورد همه چیز زیر سوال نمی رود

زمانی که یک بازخورد منفی به ما داده می شود، تمایل طبیعی و ناخودآگاه این است که آن را یک تخریب شخصیتی کامل به حساب آوریم. برای مثال زمانی که به ما گفته می شود «دیر به سر کار می آیید»، آنچه که ما می شنویم این است که «همیشه دیر به سر کار می آیید» بنابراین به سرعت به دنبال روزهایی می گردیم که نه تنها به موقع بلکه زودتر از ساعت کاری در محل کار حاضر شده ایم. توجه داشته باشید که بازخوردی که به شما داده شده بود، یک بازه زمانی خاص را شامل می شد و نباید آن را به تمام روزها تعمیم می دادید.

پیشنهاد من این است که ابتدا بازخوردی را که به شما داده شده بنویسید. سپس هر چیزی را که در مورد آن بازخورد از نظر شما اشتباه است بنویسید. در انتها آنچه را که از نظرتان مثبت است، یادداشت کنید. با این روش مشاهده خواهید کرد که فرد بازخورد دهنده قصد تخریب شما و شخصیت تان را ندارد.

آیا بازخوردهایی که می گیرید روند منظمی دارد؟

توجه نکردن به بازخورد و گذر کردن از کنار آن کار ساده ای است. اما قبل از این که این کار را انجام دهیم بهتر است لحظه ای تأمل کنیم: آیا این بازخورد را قبلا نیز دریافت کرده ایم؟ آیا مورد مشابهی وجود داشته است؟ اگر برای اولین بار است که این بازخورد منفی را دریافت کرده ایم می توانیم نسبت به آن بی اعتنا باشیم (هر چند من معتقدم که حتی همین یک مورد را نیز نباید مورد بی توجهی قرار داد) ولی اگر با بررسی گذشته به الگویی از بازخوردهای مشابه دست یافتیم حتما لازم است عمیق تر و جدی تر به موضوع فکر کنیم.

با اشتیاق گوش دهید و سوال بپرسید

صدای درون مان را لحظه ای ساکت کنیم و از خود بپرسیم چرا این فرد به این شکل در مورد من فکر می کند؟ فراموش نکنیم که بازخورد، پاسخ به مشکلی است که ما شاید تا آن لحظه تشخیص نداده ایم. بنابراین آن را فرصتی برای بهبود و پیشرفت ببینیم. پس از آن که پیام فرد بازخورد دهنده را دریافت کردید از سوالات زیر استفاده کنید: (برای مثال فرض کنید مدیر شما درباره بی توجهی شما در جلسه تیم فروش به شما بازخورد می دهد.)

– من در طول جلسه کاملا گوش می کردم. با این وجود می توانم خواهش کنم بگویید چه زمانی این تصور به ذهن شما آمد؟

– برای مرحله بعدی چه توصیه ای برای من دارید؟

بازخورد گرفتن را فرصتی برای اصلاح و رشد بدانیم. هر چند خیلی از مدیران ما نحوه درست بازخورد دادن را نمی دانند. آنها نیز باید در این زمینه آموزش ببینند اما مهم این است که بدانیم بازخورد فرصتی برای یادگیری است. بدون آن که برای آن وقت و هزینه ای صرف کرده باشیم.